Powrót

1. Skrócony opis systemu          

Od dnia 1.01.2007r. w celu usprawnienia identyfikacji składników majątkowych w Politechnice Śląskiej wdrożony został komputerowy system :

eti-INVENT

System znakowania i automatycznej identyfikacji składników majątkowych.

Szczegółowy opis systemu

Od 16.10.2007 dostępna nowa opcja - "Uwagi użytkownika"

• Rozwiń listę "Wyświetlane kolumny".
• Zaznacz pozycję "Uwagi użytkownika".
• Wygeneruj nową listę.
• Edycja dostępna po kliknięciu w kolumnie uwagi. 

System ten, w oparciu o codzienny pobór danych z Rejestru Środków Trwałych prowadzonego przez Dział Gospodarki Składnikami Majątkowymi, umożliwia wydruk samoprzylepnych etykiet z kodem kreskowym dla wszystkich składników oraz wspomaga przeprowadzenie inwentaryzacji (przetworzenie danych zebranych z kolektorów - czytników etykiet oraz tworzenie raportów takich jak spisy, zbiorcze zestawienia i zestawienie różnic inwentarzowych).

Użytkownikami systemu są:

• Dział Gospodarki Składnikami Majątkowymi w zakresie przygotowania etykiet dla wszystkich jednostek organizacyjnych (jednorazowo dla składników już będących w rejestrze oraz na bieżąco nowych zakupów lub zmian użytkowników).
• Dział Inwentaryzacji w zakresie wykonywania inwentaryzacji i raportów poinwentaryzacyjnych.
• Jednostki Organizacyjne Uczelni (osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg inwentarzowych) w zakresie przeglądania aktualnego stanu własnych środków trwałych i składników niskocennych oraz raportów z aktualnie przeprowadzanych inwentaryzacji

Każdy z ww. użytkowników, po podaniu identyfikatora i hasła nadanego przez administratora systemu, uzyska dostęp do opcji właściwych dla swojego zakresu uprawnień za pomocą strony logowania do systemu. Administratorem systemu jest Dział Oprogramowania i Eksploatacji Systemów Komputerowych.

I.      Oznakowanie składników majątku.

Dział Gospodarki Składnikami Majątkowymi sukcesywnie, uwzględniając plan inwentaryzacji na bieżący rok, dostarczy jednostkom organizacyjnym wydruki etykiet z nowego systemu.
Wydruk etykiet powinien być poprzedzony uzgodnieniem stanu inwentarza środków trwałych i przedmiotów niskocennych.
Przed wydrukowaniem etykiet należy dokonać przeglądu stanu technicznego posiadanego sprzętu. Wszystkie niesprawne urządzenia należy wyzłomować.
Pozostały sprzęt będący na stanie jednostki należy dokładnie sprawdzić i sprecyzować nazwy.
W przypadku sprzętu komputerowego oraz wszelkich zestawów urządzeń konieczne jest wyszczególnienie wszystkich składników tworzących dane urządzenie (wolnostojących i jednocześnie nie pracujących samodzielnie).

 Przypominamy, że środki trwałe powyżej 3.500 tys. zakupione z funduszu inwestycyjnego oraz zakwalifikowane jako aparatura muszą posiadać odrębny numer inwentarzowy: 1 sztuka à jeden numer inwentarzowy.

Natomiast środki trwałe jednorazowo amortyzowane (tzw. wyposażenie) w przypadku zakupu kilku sztuk tego samego wyrobu mogą posiadać jeden numer inwentarzowy np.10 sztuk biurek à jeden numer.

II.      Inwentaryzacja.

     Inwentaryzacje według nowego systemu przewidziane są w wybranych jednostkach ujętych w planie inwentaryzacji na bieżący rok. Wiąże się to z koniecznością odpowiedniego przygotowania pola spisowego do prac inwentaryzacyjnych u poszczególnych użytkowników.
W pierwszej kolejności trzeba (dotyczy tych jednostek, które jeszcze tego nie zrobiły) dostarczyć do Działu Gospodarki Składnikami Majątkowymi wykazy środków trwałych, które składają się z osobnych urządzeń czy elementów stanowiących osobne urządzenia.
Wykazy należy sporządzić nie tylko dla grupy 4 – komputery i zespoły komputerowe, ale także dla pozostałych grup środków trwałych.

Przygotowując się do spisu należy przede wszystkim uzgodnić (na dzień inwentaryzacji) stan ewidencji majątku u użytkownika ze stanem księgowym w Dziale Gospodarki Składnikami Majątkowymi Kwestury. Ewentualne różnice w zapisach należy wyjaśnić i skorygować przed spisem kontrolnym.

Pobrane z Kwestury etykiety z kodem kreskowym należy nakleić na przedmioty inwentarzowe:

·        etykiety powinny być umieszczone w miejscu widocznym i dostępnym dla czytnika kodów paskowych oraz na wysokości odpowiedniej dla członka zespołu spisowego, najlepiej od strony frontowej mebli i urządzeń. Zaoszczędzi to czas i pracę osobom kontrolującym oraz użytkownikowi podczas inwentaryzacji a także pozwoli uniknąć szukania etykiet w przypadkach np. przestawiania inwentarza w pomieszczeniach,

·        nie należy naklejać etykiet od spodu urządzeń, przyrządów i mebli, na powierzchniach zakrzywionych czy zaokrąglonych,

·        oznakować etykietami inwentarz wypożyczany na zewnątrz Uczelni jak: komórki, aparaty fotograficzne, kamery itp.

Proponuje się aby:

·        etykiety składników inwentarzowych wypożyczonych na rewers wklejać do założonych specjalnie do tego celu zeszytów lub rejestrów, a także na wypożyczony przedmiot,

·        etykiety składników majątkowych trudnodostępnych tzn. wmontowanych do innych urządzeń, umieszczać na obudowie urządzenia głównego,

·        etykiety przedmiotów inwentarzowych umieszczonych na wysokościach (w halach technologicznych) czy np. urządzeń poddawanych wysokiej temperaturze lub nie dających się oznakować, naklejać w rejestrach i okazywać je podczas inwentaryzacji razem ze spisywanym przedmiotem,

·        przewiduje się w przyszłości możliwość zamawiania specjalnych etykiet (małe) na przedmioty inwentarzowe niewielkich wymiarów.

Zgodnie z INSTRUKCJĄ INWENTARYZACYJNĄ wprowadzoną ZARZĄDZENIEM Nr 43/03/04 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 czerwca 2004 roku nadzór nad prawidłowym oznakowaniem (oklejeniem etykietami) składników majątkowych sprawują kierownicy jednostek organizacyjnych Uczelni.

2. Jak zarejestrować nowego użytkownika systemu

1. Nie rejestrujemy nowych użytkowników systemu eti_INVENT.

2. W celu zarejestrowania nowego użytkownika do modułu Składniki majatkowe w ZSI należy wysłać wiadomość na adres e-mail: uprawnienia.zsi@polsl.pl.

3. Wiadomość musi być wysłana przez dysponenta uprawnień (kierownika jednostki). Powinna zawierać imię i nazwisko użytkownika oraz numery pól spisowych, do których ma mieć użytkownik dostęp.

4. Administrator systemu dokonuje rejestracji użytkownika, nadaje uprawnienia i informuje o ich nadaniu pocztą elektroniczną.
Użytkownik może rozpocząć pracę w systemie posługując się własnym identyfikatorem i hasłem do poczty.

5. Ze względu na bezpieczeństwo danych, dostęp do systemu jest ograniczony. 
Zarejestrowani pracownicy lub doktoranci związani z Politechniką Śląską umową cywilno-prawną są uprawnionymi użytkownikami tego systemu w jednostce i zobligowani do zachowania zasady poufności informacji.

3. Jak wyrejestrować użytkownika systemu

W przypadku gdy pracownik utraci zdolność rejestracji (zwolnienie, przejście na emeryturę, itp.) należy bezzwłocznie dokonać wyrejestrowania użytkownika z systemu.
W tym celu należy przesłać do Działu Oprogramowania i Eksploatacji Systemów Komputerowych Administracji Centralnej (pok.217) Wniosek o wyrejestrowanie użytkownika systemu eti-INVENT, 

4. Informacje ogólne

Powrót

© Politechnika Śląska
Ostatnia modyfikacja 20.11.2015