Pomoc dla Systemu Rejestracji Umów w ZUS

1. Uwagi ogólne

Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U.98, Nr 137, poz.887) nałożyła na płatników obowiązek składania druków zgłoszeniowych w formie elektronicznej.
W tym celu w Polietchnice Śląskiej wdrożony został "Komputerowy system rejestracji umów".
Od dnia 16.07.2001r. dokonujemy zgłoszeń (ZUA, ZWUA, ZZA itd.) do ZUS za pomocą aplikacji umieszczonej na stronie internetowej Administracji Centralnej Politechniki Śląskiej.
Powyższe czynności zgłoszeniowe wykonywać mogą tylko przeszkolone i upoważnione w jednostkach osoby, prowadzące sprawy umów zlecenia i ZUS.

Zakres czynności ww. pracowników obejmuje:
1.zgłaszanie do ZUS osób podejmujących prace na umowę zlecenie, o dzieło itp. oraz doktorantów i studentów pow. 26-go roku życia (ZZA), za których składkę płaci budżet.
2.dokonywanie rejestracji zmian i wyrejestrowania pracowników i studentów.

2. Jak zarejestrować nowego użytkownika systemu

1. Nie rejestrujemy nowych użytkowników systemu zgłoszeń umów do ZUS.

2. Nie ma potrzeby rejestracji użytkowników. Umowy są zgłaszane do ZUS po zaimportowaniu z ZSI.

Kontakt:

w sprawach merytorycznych: Małgorzata Dąbrowska-Trepka, tel. 32 237-22-61
w sprawach technicznych: Leszek Skalski, tel. 32 237-15-16

3. Jak wyrejestrować użytkownika systemu

W przypadku gdy pracownik utraci zdolność rejestracji (zwolnienie, przejście na emeryturę, itp.) należy bezzwłocznie dokonać wyrejestrowania użytkownika z systemu.
W tym celu należy powiadomić administratora (Leszek Skalski tel. 32 237-15-16) i przesłać do Działu Oprogramowania i Eksploatacji Systemów Komputerowych Administracji Centralnej (pok.220) Wniosek o wyrejestrowanie użytkownika systemu ZUS.

4. Opis systemu

Użytkownik po zalogowaniu widzi następujące linki:

W belce narzędziowej:

Zgłoszenie umowy ZUA - zgłoszenie nowej umowy.

Zgłoszenie umowy ZZA - zgłoszenie nowej umowy.

Drukuj wyrejestrowane umowy - pod tym hasłem kryją się wszystkie umowy, które zostały automatycznie wyrejestrowane, a dane o wyrejestrowaniu zostały wysłane już do ZUS. Obowiązkiem użytkownika jest wydrukowanie wszystkich takich formularzy ZWUA i po podpisaniu dostarczenie ich do odpowiedniego archiwum. Po wydrukowaniu umowy przechodzą do archiwum (skąd, w razie potrzeby, można je powtórnie wydrukować).

Umowy przygotowane do zgłoszenia
Są tu wszystkie umowy, które zostały wprowadzone od ostatniej generacji pliku z danymi do wysłania do ZUS, która odbywa się codziennie w nocy. Operacje dozwolone na tych formularzach:

Usuń: dopóki zgłoszenie nie zostanie wysłane do ZUS, można je skasować.

Zmień: dopóki zgłoszenie nie zostanie wysłane do ZUS, można zmieniać dane na nim zawarte, jednak każdorazowo wymagane jest potwierdzenie prawdziwości danych własnoręcznym podpisem zleceniobiorcy. ZUS otrzyma najpóźniej wprowadzone dane.

10 umów ostatnio zgłoszonych do ZUS
Znajdują się tu zarówno umowy na drukach ZUA, jak i ZZA. Operacje dozwolone na tych umowach to:

Wyrejestruj - link do wyrejestrowania ręcznego z podaniem kodu przyczyny wyrejestrowania. Po wyrejestrowaniu ręcznym otwiera się okno z formularzem ZWUA, który należy wydrukować, oraz zmienia się status umowy na RW (w nawiasie podano wprowadzony kod przyczyny wyrejestrowania). W razie pomyłki można tę samą operację wykonać kilkakrotnie, za każdym razem drukując poprawny formularz ZWUA. Dane zostaną wysłane do ZUS następnego dnia po wyrejestrowaniu ręcznym.

Zmiana - zgłoszenie zmiany. Po dokonaniu zmian należy wydrukować formularz i po podpisaniu dostarczyć do archiwum. Dane zostaną wysłane do ZUS następnego dnia po dokonaniu zmiany. Opcja jest niedostępna dla umowy wyrejestrowanej.

Korekta - zgłoszenie korekty. Po korekcie należy wydrukować formularz i po podpisaniu dostarczyć do archiwum. Dane zostaną wysłane do ZUS następnego dnia po dokonaniu korekty. Opcja jest niedostępna dla umowy wyrejestrowanej.

Wydruk - w każdej chwili można wydrukować formularz zgłoszeniowy. Wydruk z tej opcji nie powoduje żadnych zgłoszeń do ZUS.

Wszystkie zarejestrowane, otwarte umowy
Są to te wszystkie umowy, które trwają i wymagają wyrejestrowania, a nie zostały jeszcze wyrejestrowane. Operacje na nich są takie same, jak opisane powyżej.

Archiwum umów
W archiwum znajdują się wszystkie zamknięte umowy ZUA, oraz wszystkie te umowy ZZA, któe nie dotycza studentów powyżej 26 roku życia. Archiwum jest podzielone na miesiące.

Rejestrowanie umów

Kompletna rejestracja umowy obejmuje wypełnienie formularza zgłoszeniowego ZZA lub ZUA i wydrukowanie go na lokalnej drukarce. Podpisany formularz należy dostarczyć do odpowiedniego archiwum.

Każdorazowa zmiana lub korekta danych musi się zakończyć wydrukiem formularza z nowymi danymi.

Należy podać wszystkie obowiązkowe pola. Pola nieobowiązkowe wypisane są kolorem zielonym.

Dane każdego nowego zleceniobiorcy dopisywane są do bazy zleceniobiorców.

Dane zleceniobiorców, którzy są już w bazie danych, pojawiają się automatycznie po podaniu numeru pesel. Do użytkownika zgłaszającego należy sprawdzenie, czy dane te są zgodne ze stanem faktycznym. Każdorazowa zmiana tych danych powoduje ich trwałą zmianę w bazie (stare dane o zleceniobiorcy są "zapominane").

Przy zgłaszaniu na formularzu ZUA należy podać typ umowy (zlecenie, dzieło) i datę jej zakończenia w celu automatycznego wyrejestrowania.

Wyrejestrowywanie umów

Dla wygody użytkowania zminimalizowane zostało ręczne wyrejestrowywanie umów. Dlatego wtedy, kiedy jest to możliwe, umowy wyrejestrowane są automatycznie: zgłoszenie do ZUS idzie automatycznie w dzień po ustaniu obowiązywania umowy, a użytkownik, który umowę zgłaszał, dostaje informację, że musi wydrukować formularz ZWUA.

Umowy ZZA nie są wyrejestrowywane, chyba, że zgłoszenie dotyczy studenta powyżej 26 roku życia.

W większości przypadków umowy ZUA są wyrejestrowane automatycznie - z kodem 120, jeżeli jest to umowa-zlecenie i z kodem 600, jeżeli jest to umowa o dzieło.

Istnieje możliwość wcześniejszego wyrejestrowania ręcznego z podaniem kodu przyczyny wyrejestrowania. W takim przypadku należy również wydrukować formularz ZWUA. Zgłoszenie zostanie wysłane do ZUS następnego dnia.

W przypadku, kiedy zleceniobiorca ma otwartą więcej niż jedną umowę ZUA, program sprawdza, która umowa ma najpóźniejszy termin zakończenia i wyrejestrowuje ją automatycznie, generując odpowiednie zgłoszenie do ZUS.

Umowy, które zostały automatycznie wyrejestrowane znajdują się pod "Drukuj wyrejestrowane umowy" - użytkownik musi wydrukować formularz ZWUA i podpisany dostarczyć do odpowiedniego archiwum. Zgłoszenie do ZUS generowane jest automatycznie.

Informacje ogólne

Odporność na błędy

Błędy wykryte przy zgłaszaniu umów należy poprawić od razu, aby umożliwić zapisanie danych w bazie.
Wykrywane błędy:

sprawdzanie poprawności NIP i pesel

sprawdzanie formalnej poprawności dat

sprawdzanie dopuszczalnych wartości rodzajów ubezpieczeń w zależności od tytułu ubezpieczenia

Wysyłanie danych do ZUS

Dane zostają wysyłane do ZUS z jednego stanowiska, raz dziennie. Plik z danymi do wysłania (KEDU) jest generowany codziennie w nocy z umów, które zostaną wprowadzone do systemu w ciągu poprzedniej doby.

Zgłoszenie nowej umowy jest wysyłane wtedy, kiedy ten sam Zleceniobiorca nie ma żadnych innych aktywnych umów.

Wyrejestrowanie następuje automatycznie w dzień po upływie czasu trwania ostatniej (najdłużej trwającej) umowy, chyba że użytkownik zgłaszający wyrejestruje umowę ręcznie.

Każdorazowa zmiana/korekta danych o umowie lub Zleceniobiorcy powoduje wygenerowanie odpowiedniego druku z zaznaczoną opcją "Zmiana" lub "Korekta" i wysłanie jej do ZUS. W takim przypadku wyrejestrowanie umowy nastąpi już z nowymi danymi.

Uwagi

Aplikacja nie obsługuje sytuacji, gdy w czasie trwania jednej umowy zmienia się status zleceniobiorcy, czyli kod tytułu ubezpieczenia. Jeżeli tak się dzieje, a podpisywana jest z tym samym zleceniobiorcą następna umowa, można ręcznie wyrejestrować trwającą umowę, a następnie (następnego dnia) zarejestrować nową umowę z nowym kodem tytułu ubezpieczenia.

W gestii Zgłaszającego pozostaje wydruk formularzy i dostarczenie ich do właściwego archiwum.

Powrót